July 12, 2020

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ISO 9001:2015: behutsam umstellen

Die Revision der Zertifizierung nach ISO 9001 für das kommende Jahr beschäftigt derzeit viele Unternehmen. Wie sie sich darauf einstellen können und was das für das Qualitätsmanagement im Unternehmen bedeutet, erklärt Jens Huerkamp, Geschäftsführer von Huerkamp Managementsysteme aus Osterbrock, für Wirtschaft aktuell.

Vorab: Die Revision von ISO-Normen ist ein umfangreicher Prozess, der sich über circa zwei Jahre erstreckt. Zunächst wird ein Normenvorentwurf intern mit Vertretern der einzelnen, in der der ISO vertretenen Nationen diskutiert und angepasst. Anschließend wird die neue Norm als sogenannte „Draft International Standard (DIS)“ zur öffentlichen Diskussion freigegeben. Jetzt kann jeder Interessierte Kommentare und Ideen zu dem Entwurf an die nationalen Vertreter einreichen und so Einfluss auf den Prozess der Normenentwicklung nehmen. Nachdem diese Vorschläge geprüft und gegebenenfalls integriert wurden, wird über den dann erstellten „Final Draft International Standard (FDIS)“ abgestimmt und nach einer Fertigstellungsphase die neue ISO-Norm veröffentlicht.

Die neue ISO-Norm liegt derzeit als DIS-Norm zur öffentlichen Diskussion vor. Der Vorschlag für den Schlussentwurf soll Ende 2014 erstellt werden und über die finale Version im ersten Quartal 2015 abgestimmt werden. Daher können Unternehmer davon ausgehen, dass der Großteil der aktuell kommunizierten Inhalte so oder so ähnlich auch in der ISO auftauchen wird. Leichte Abweichungen können unter anderem noch aufgrund von unterschiedlichen Definitionen aus Übersetzungen heraus auftreten.

Wichtig: Eine Umstellung bestehender Zertifizierungen – und damit auch eines an der ISO 9001:2008 orientierten Qualitätsmanagementsystems – kann erst nach der Veröffentlichung erfolgen: im vierten Quartal 2015. Es wurde bereits mehrfach berichtet, dass Dritte an Unternehmen mit dem Vorschlag herangetreten sind, einen Umstellungsprozess des bestehenden Managementsystems bereits jetzt einzuleiten. Dabei ist mit Ruhe und Bedacht vorzugehen – die Übergangsfrist ab Veröffentlichung soll drei Jahre betragen. Informationen zum Umstellungsprozess erhalten Unternehmer zum Beispiel bei akkreditierten Zertifizierungsunternehmen sowie qualifizierten Beratern.

Nachdem 2008 nur marginale Änderungen in der ISO 9001 vorgenommen wurden, erfolgt in der aktuellen Revision eine komplette Überarbeitung der Norm inklusive einer inhaltlichen Neustrukturierung. Aus den aktuell fünf „zertifizierungsrelevanten“ Kapiteln werden in der neuen Revision sieben. Sowohl innerhalb der einzelnen Kapitel als auch zwischen diesen werden Inhalte verlagert und neu definiert. Ein Beispiel: Das bisherige Kapitel sieben „Produktrealisierung“ wird inhaltlich vor allem auf die zwei neuen Kapitel sieben „Unterstützung“ und acht „Betrieb/Einsatz“ aufgeteilt. Das Kapitel vier „Umfeld der Organisation“ kann als komplette Neuerung angesehen werden.

Konkrete Neuerungen sind:

- Die Abschaffung des Begriffes Handbuch. Zukünftig kann das in einigen Managementsystemen nicht allzu intensiv genutzt Handbuch durch andere Modelle wie zum Beispiel Abgleichmatrizen ersetzt werden.

- Der Qualitätsmanagementbeauftragte wird in der neuen Norm nicht mehr konkret gefordert – die Aufgaben bleiben großteils bestehen, müssen aber nicht mehr von einem explizit benannten Mitglied der Leitung wahrgenommen werden. So wird zum Beispiel eine Auslagerung strategischer Aufgaben an Dritte einfacher möglich.

- Eine Risikoanalyse oder eine Festlegung zum Umgang mit Risiken wird nun konkret gefordert. Das Unternehmen muss Maßnahmen planen, um Risiken entgegenzutreten und die Wirksamkeit bewerten.

Viele Neuerungen sind noch nicht einheitlich interpretiert, daher kann es in der Einführungsphase der ersten Jahre zu unterschiedlichen Auslegungen mit den entsprechenden Folgen kommen. Das spricht ebenfalls für einen behutsamen Umstellungsprozess. Die konkrete Forderung nach dokumentierten Informationen sinkt im Verhältnis zur aktuellen ISO 9001:2008. Trotzdem bleiben viele Bereiche wie die Kundenzufriedenheitsermittlung, die Kennzahlendefinition und -auswertung oder das interne Audit erhalten und müssen auch zukünftig mit geeigneten Mitteln nachgewiesen werden.

Fazit:

Nachdem 2008 die ISO 9001 nur sehr wenig verändert wurde, wird 2015 eine umfangreiche Umstrukturierung auf die Unternehmen zukommen. Neben neu nachzuweisenden Anforderungen werden allerdings auch diverse, frühere Nachweise nicht mehr gefordert, was Unternehmen die Möglichkeit gibt, intern zu prüfen, ob und wie diese zukünftig noch nachgehalten werden. Unternehmen, die ihr Managementsystem bisher an der Struktur der ISO 9001 ausgerichtet haben, müssen prüfen, ob sie ihr Managementsystem im Rahmen der dreijährigen Übergansfrist auf die neue Struktur umstellen möchten. Alternativ können auch unternehmensspezifische Zusammenhänge berücksichtigt werden und beispielsweise in Abgleichsmatrizen die Nachweise für die einzelnen Normenforderungen skizziert werden.

Von Jens Huerkamp Freitag, 24. Oktober 2014
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